Mottagarens viktiga roll i tydlig kommunikation

I kommunikationsprocess, "mottagaren" är lyssnaren, läsaren eller observatören - det vill säga individen (eller gruppen av individer) som ett meddelande riktas till. Mottagaren kallas också "publik"eller avkodare.

Personen som initierar ett meddelande i kommunikationsprocessen kallas "avsändare. "Enkelt uttryckt är ett" effektivt "meddelande ett som mottas på det sätt som avsändaren avsåg. Det kan uppstå problem i båda ändarna som förhindrar det avsedda meddelandet från att komma igenom till mottagaren.

Till exempel ställer Paige Bill en fråga muntligt. Meddelandet reser genom luften, "kanalen" till Bills öron. Han svarar. Paige är avsändaren, frågan är meddelandet och Bill är mottagaren och ger Paige feedback genom att besvara frågan.

Mycket många områden och sätt finns där problem kan uppstå även i detta korta utbyte. Om Paige viskar kanske Bill inte hör det. Kanske han hör bara en del av det och svarar på en fråga som faktiskt inte ställdes, och så är Paige förvirrad. Kanske finns det bakgrundsbrus, eller så är frågan inte klar. Om Bill blir distraherad av något och inte uppmärksammar, kan han missa några av orden och svara på ett olämpligt sätt - annars kan han missa frågan helt så att utbytet måste börja om igen. Om han inte tittar på Paige när hon ställer frågan, skulle han missa alla kroppsspråk som skulle ge subtext till frågan.

Om Paige skickar ett e-postmeddelande eller textmeddelande till Bill, kan det uppstå problem eftersom Bill inte har Paiges kroppsspråk eller röstton att tolka, vilket kan lägga till information till meddelandet. Autokorrigeringen kan ha infogat fel i texten, eller ett saknat frågetecken kan få en fråga att verka som ett uttalande.

Dessa är alla hinder för effektiv kommunikation. Graden av effektivitet bestäms av hur mycket av meddelandet som förstås av mottagaren.

I boken "Business Communication" författare Carol M. Lehman och Debbie D. DuFrene lägger ut det på detta sätt:

"Mottagarens uppgift är att tolka avsändarens meddelande, både verbala och icke verbala, med så lite snedvridning som möjligt. Processen att tolka meddelandet kallas avkodning. Eftersom ord och icke verbala signaler har olika betydelser för olika människor, otaliga problem kan uppstå vid denna punkt i kommunikationsprocessen:

"Avsändaren kodar otillräckligt det ursprungliga meddelandet med ord som inte finns i mottagarens ordförråd; tvetydiga, ospecifika idéer; eller icke verbala signaler som distraherar mottagaren eller motsäger det muntliga meddelandet.

• Mottagaren skrämmas av avsändarens position eller auktoritet, vilket resulterar i en spänning som förhindrar effektiv koncentration på meddelandet och misslyckas med att begära nödvändig förtydligning.
• Mottagaren förutser ämnet som för tråkigt eller svårt att förstå och försöker inte förstå meddelandet.
• Mottagaren är nära inriktad och mottaglig för nya och olika idéer.

"Med det oändliga antal nedbrytningar som är möjliga i varje steg i kommunikationsprocessen är det verkligen ett mirakel att effektiv kommunikation någonsin sker."

Även miljön eller mottagarens känslomässiga tillstånd kan påverka avkodningen av meddelandet, till exempel distraktioner i rum, obehag från mottagarens del, eller stress eller ångest som gör att mottagaren kan sätta in den undertekst som avsändaren inte gjorde avsikt. Kunskap om sociala eller kulturella sammanhang kan hindra mottagaren från att plocka upp ledtrådar eller också reagera på lämpligt sätt. Relationella sammanhang kan också färga ett meddelande, eftersom meddelanden från nära vänner kan tas emot annorlunda än ett meddelande från en arbetsledare.

När det inte är klart för avsändaren att förståelsen har uppstått från mottagarens sida fortsätter kommunikationen, till exempel genom uppföljning frågor från endera parten, vidare diskussion eller av avsändaren som ger exempel, omformulering av informationen eller andra sätt att förtydliga för att få avsändare och mottagare på samma så kallade "våglängd." I en presentation kan avsändaren visa diagram eller bilder för att göra en poäng tydligare för publiken eller läsare.

Ju fler signaler och kanaler som mottagaren har och är öppen för att ta emot är ofta bättre; till exempel kan det vara lätt att missställa ton eller undertekst i ett e-postmeddelande eller textmeddelande, medan detsamma meddelandet skulle komma igenom klart om mottagaren hör personens röst eller pratar med dem ansikte mot ansikte.

I boken "Planering, implementering och utvärdering av riktade kommunikationsprogram" författare Gary W. Selnow och William D. Crano noterar att kroppsspråk och ton inte bara är kommunikation på avsändarens sida: "Feedback i den interpersonella inställningen ger ett löpande konto för mottagarens mottagning av ett meddelande. Uppenbara ledtrådar som direkta frågor visa hur väl en mottagare bearbetar informationen. Men subtila indikatorer kan också ge information. Till exempel, en mottagares gäspning, tystnad när kommentarer förväntas eller uttryck av tristess antyder att selektiva exponeringsgrindar kan vara i drift. "

En mottagare kan också ha ton och subtext i den feedback som ges till avsändaren, till exempel att svara med sarkasm eller ilska, vilket kan missas om feedbacken bara är text men sannolikt inte skulle missa om parterna antingen kan se eller höra varandra eller både.