Termen professionell kommunikation hänvisar till de olika formerna av att tala, lyssnande, skrift, och svar utförs både på och utanför arbetsplatsen, antingen personligen eller elektroniskt. Från möten och presentationer till memo och e-post till marknadsföringsmaterial och årsrapporter, i affärskommunikation, är det viktigt att ta en professionell, formell, civil ton för att göra det bästa intrycket på din publik, vare sig medlemmarna är dina kollegor, handledare eller kunder.
Författaren Anne Eisenberg illustrerar det på detta sätt: "Vad är bra professionell kommunikation? Det är att skriva eller tala som är korrekt, komplett och förståelig för sin publik - som berättar sanningen om uppgifterna direkt och tydligt. Att göra detta kräver forskning, analys av publiken och behärska de tre sammanhängande delar av organisation, språk och design och illustration. "(" Writing Well for the Technical Yrken. "Harper & Row, 1989)
Även om du är bekväm med dina kollegor bör du fortfarande ta extra tid för att göra dina e-postmeddelanden bland dem professionella, korrekta och tydliga. Att bli för lat eller informell i dem (till exempel med grammatik, skiljetecken och stavning) kan spegla dåligt på dig om ett meddelande skulle skickas vidare till högre nivåer i företaget eller till mänskliga Resurser. Håll dem alltid hjärtliga och läs igen för potentiella missförstånd innan du trycker på "skicka".
Sociala medier reflekterar över ditt varumärke
Med en fasad av sociala media vägar som representerar ditt (och ditt företags) offentliga ansikte, är det viktigt att kommunikationen som presenteras där representerar dig väl.
Författaren Matt Krumrie utarbetar: "För proffs visar deras varumärke på sitt LinkedIn-foto och -profil. Det visas med din e-postsignatur. Det visar på Twitter vad du tweetar och genom din profilbeskrivning. Alla former av professionell kommunikation, oavsett om den är avsedd eller inte, återspeglar ditt personliga varumärke. Om du deltar i ett nätverksevenemang är hur du presenterar dig själv hur människor uppfattar dig och din varumärke. "(" Kan en personlig varumärkescoach hjälpa min karriär? " Star Tribune [Minneapolis], 19 maj 2014)
Kom ihåg att det som skickas i ett e-postmeddelande eller publicerat på Internet är mycket svårt att ta bort helt och hållet det har sparats av någon (t.ex. i en framåt- eller retweet), det är möjligt att det aldrig kommer att gå helt bort. Låt andra granska vad du planerar att publicera, inte bara för skrivfel och faktafel utan för potentiell kulturell okänslighet. Även vara försiktig med vad du publicerar på dina personliga webbplatser och sidor, eftersom de kan komma tillbaka för att hemsöka dig professionellt, särskilt om du handlar med allmänheten eller kunder i ditt jobb - eller en dag vill ha ett jobb det gör.
Interkulturell kommunikation
En fråga i dagens globala, sammankopplade ekonomi är potentialen för felkommunikation när man arbetar med människor från andra kulturer om anställda är inte känslig för normerna hos människor som de måste interagera med - och ett företag behöver inte ta itu med människor över hela världen för att detta ska tillämpa. Även människor från hela USA har olika sätt att kommunicera på. Någon från söder eller Mellanvästern kan till exempel upptäcka trubbigheten i en New Yorker-förskjutning.
"Interkulturell kommunikation är kommunikation mellan och mellan individer och grupper över nationella och etniska gränser", konstaterar författarna Jennifer Waldeck, Patricia Kearney och Tim Plax. Det kan också komma upp på landsbygden vs. stads- eller generationsklyftor. De fortsätter:
"Interkulturell kommunikation kan bli särskilt problematisk för företagskommunikatörer när de börjar tro att det sätt på vilket människor i deras dominerande kultur kommunicerar är endast eller bästa sättet, eller när de inte lyckas lära sig och uppskatta de kulturella normerna för människor de gör affärer med. "(" Business and Professional Communication in a Digital Age. "Wadsworth, 2013)
Lyckligtvis har företag en mängd resurser tillgängliga för dem under paraplyen "känslighetsträning." Att arbeta med olika kollegor kan hjälpa alla att förstå andras perspektiv. Använd dina kollegor för att lära dig deras synpunkter och förhindra gaffes i dina kommunikationer innan de händer.