Vad är affärs- och tekniska rapporter?

En rapport är ett dokument som presenterar information i ett organiserat format för en specifik publik och ändamål. Fastän sammanfattningar rapporter kan levereras muntligt, kompletta rapporter är nästan alltid i form av skriftliga dokument.

I "Samtida affärsrapporter" definierar Kuiper och Clippinger affärsrapporter som "organiserade, objektiva presentationer av observationer, erfarenheter eller fakta som används i beslutsprocessen."

Sharma och Mohan definierar en teknisk rapport som "ett skriftligt uttalande om fakta om en situation, projekt, process eller test; hur dessa fakta konstaterades; deras betydelse; de slutsatser som har dragits av dem; och [i vissa fall] rekommendationerna som görs "i" Business Correspondence and Report Writing. "

Typer av rapporter inkluderar PM, protokoll, labbrapporter, bokrapporter, framstegsrapporter, motiveringsrapporter, efterlevnadsrapporter, årsrapporter och policyer och rutiner.

H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke och Mary John O'Hair, "Business Communication: A Framework for Success"

"Rapporter kan uppfylla fyra olika, och ibland relaterade, funktioner. De kan användas som kontroller för att säkerställa att alla avdelningar fungerar korrekt, för att ge information, för att ge en analys och för att övertyga andra att agera. "

Shirley Kuiper och Dorinda Clippinger, "Samtida affärsrapporter"

"Effektiva rapporter förstås av läsaren som författaren avsåg, och de påverkar läsaren att agera som författaren önskade. Författarens mål uppnås troligen om de överensstämmer med läsarens behov och mål. En effektiv rapport är empatisk, korrekt, fullständig, koncis, och klar. Framför allt visar en effektiv rapport information etiskt. "

Warren Buffet, förord ​​till "En vanlig engelsk handbok"

"Ett ursprungligt men användbart tips: Skriv med en specifik person i åtanke. När jag skriver Berkshire Hathaways årsrapport låtsas jag att jag pratar med mina systrar. Jag har inga problem med att föreställa dem: även om de är mycket intelligenta är de inte experter på redovisning eller finans. De kommer att förstå vanlig engelska, men jargong får pussla dem. Mitt mål är helt enkelt att ge dem den information som jag skulle vilja att de skulle ge mig om våra ståndpunkter vändes. För att lyckas behöver jag inte vara Shakespeare; Jag måste dock ha en uppriktig önskan att informera. "

John M. Lannon, "Teknisk kommunikation"

"I den professionella världen litar beslutsfattarna på två breda typer av rapporter: Vissa rapporter fokuserar främst på information ("vad vi gör nu", "vad vi gjorde förra månaden," "vad vår kundundersökning hittade", "vad som hände på avdelningsmötet"). Men utöver att bara tillhandahålla information inkluderar många rapporter också analys ("vad denna information betyder för oss", "vilka handlingsplaner som ska övervägas," "vad vi rekommenderar och varför").

"För varje lång (formell) rapport leder otaliga korta (informella) rapporter till informerade beslut i frågor lika mångfaldig som de mest bekväma kontorsstolarna att köpa till den bästa rekrytera att anställa för ledning Träning. Till skillnad från långa rapporter kräver de flesta korta rapporter ingen utökad planering, är snabbt utarbetade, innehåller lite eller ingen bakgrundsinformation och har inget fram- eller slutämne (titel, innehållsförteckning, ordlista, etc). Men trots deras koncisa, korta rapporter ger den information och analys som läsarna behöver. "

Kuiper, Shirley. "Samtida affärsrapporter." Dorinda Clippinger, 5: e upplagan, Cengage Learning, 6 februari 2012.

Lannon, John M. "Teknisk kommunikation." Laura J. Gurak, 14: e upplagan, Pearson, 14 januari 2017.

Office of Investor Education and Assistance. "En vanlig engelsk handbok." U.S. Securities and Exchange Commission, augusti 1998, Washington, D.C.

O'Hair, Dan. "Företagskommunikation: ett ramverk för framgång." James S. O'Rourke, Mary John O'Hair, 1: a upplagan, Cengage Learning, 7 april 2000.

Sharma. "Affärskorrespondens och rapportskrivning." 5: e upplagan, Mc Graw Hill Indien, 1 juli 2017.