Organisera dina släktforskningsfiler

Högar med kopior av gamla poster, utskrifter från släktforskningswebbplatseroch brev från andra genealogiska forskare sitter i högar på skrivbordet, i lådor och till och med på golvet. Vissa är till och med blandade med räkningar och dina barns skolpapper. Dina papper kanske inte är helt disorganiserade - om du blir ombedd för något specifikt kan du förmodligen hitta det, men det är definitivt inte ett arkiveringssystem som du skulle beskriva som effektivt.

Tro det eller inte, lösningen är lika enkel som att hitta ett organisationssystem som passar dina behov och forskningsvanor och sedan få det att fungera. Det kanske inte är så enkelt som det låter, men det är genomförbart och kommer i slutändan att hjälpa dig att hålla dig från att snurra dina hjul och duplicera forskning.

Fråga en grupp släktforskare hur de organiserar sina filer, och du kommer sannolikt att få lika många svar som släktforskare. Det finns ett antal populära organisationer för släktforskning, inklusive bindemedel, anteckningsböcker, filer etc., men det finns verkligen inget individuellt system som är "bäst" eller "korrekt." Vi tänker och uppför oss alla annorlunda, så i slutändan är den viktigaste överväganden vid installationen av ditt arkiveringssystem att det måste passa din personliga stil. Det bästa organisationssystemet är alltid det du kommer att använda.

När ditt släktforskningsprojekt fortskrider kommer du att upptäcka att du har många pappersdokument att arkivera för varje individ som du forskar - födelsejournaler, folkräkningsposter, tidningsartiklar, testamenter, korrespondens med medforskare, utskrifter på webbplatsen etc. Tricket är att utveckla ett arkiveringssystem som gör det enkelt att lägga fingrarna på något av dessa dokument när som helst.

Vanligt använda genealogiska arkiveringssystem inkluderar:

• Efter efternamn: Alla handlingar för ett enskilt efternamn sparas tillsammans.
• Av par eller familj: Alla papper relaterade till en man och hustru eller familjenhet lagras tillsammans.
• Efter familjelinje: Alla papper relaterade till en specifik familjelinje arkiveras tillsammans. Många släktforskare börjar med att börja med fyra sådana förfäderlinjer - en för var och en av sina morföräldrar.
• Efter händelse: Alla papper relaterade till en viss händelsetyp (dvs. födelse, äktenskap, folkräkning, etc.) arkiveras tillsammans.

Från och med något av de fyra systemen som nämns ovan kan du sedan organisera dina artiklar i följande kategorier:

• Plats: Papper grupperas först av ett av de fyra anmälningssystemen för släktforskning som listas ovan och sedan uppdelas ytterligare efter land, stat, län eller stad för att återspegla din förfäders migration. Om du till exempel valde Efternamnsmetoden skulle du först gruppera alla CRISP-förfäder tillsammans och bryta sedan ytterligare högarna ner i England CRISP, North Carolina CRISP och Tennessee Chips.
• Efter posttyp: Papper grupperas först av ett av de fyra anmälningssystemen för släktforskning som listas ovan och sedan uppdelas ytterligare efter posttyp (dvs födelsejournaler, folkräkningsposter, testamenten, etc.).

Det första steget för att starta ett organisationssystem är att besluta om den grundläggande fysiska formen för din arkivering (högar räknas inte!) - mappar, anteckningsböcker, bindemedel eller datorskivor.

• Arkiveringsskåp och mappar: Filmappar, förmodligen det mest populära organisationsverktyget för släktforskare, är billiga, mycket bärbara och har lätt papper i olika former och storlekar. När de tappas kan filmappar emellertid bli ganska oroliga - med papper som kastas i drift och eventuellt inte placerat. Filmappar gör det enkelt att konsultera dokument, men du måste vara noga med att se till att papperet läggs tillbaka dit det kom från. När du väl har genererat mycket papper är filmappssystemet dock det mest flexibla och utbyggbara.
• Binders: Om du är någon som verkligen gillar att hålla saker tillsammans på ett ställe kan det vara ett bra alternativ att organisera dina tryckta släktuppgifter i bindemedel. Den här metoden standardiserar dina släktregister i ett pappersformat med vanlig storlek. Dokument som du inte vill stansa i tre hål kan läggas till i polypropenhylsor. Bindemedel är bärbara och kräver inte ett arkivskåp, men om du gör en hel del släktforskning kan du upptäcka att bindemedel så småningom blir för besvärliga på egen hand.
• Datorskivor, CD-skivor och DVD: er:transkribera eller genom att skanna genealogiska dokument till datorn kan det spara en hel del utrymme, och datoriserade organisationssystem kan kraftigt påskynda tråkiga uppgifter som sortering och korsreferenser. CD-ROM-kvaliteten har också förbättrats avsevärt, förmodligen att hålla sig på obestämd tid under rätt lagringsförhållanden. Men kommer dina efterkommande 100 år eller mer från och med nu ha en dator som kan läsa dem? Om du väljer att använda din dator som ditt primära organisationssystem bör du också överväga att göra och bevara kopior eller utskrifter av viktiga dokument.

När du börjat organisera din släktforskning kommer du förmodligen att upptäcka att en kombination av lagringsmetoder fungerar bäst. Vissa människor använder till exempel bindemedel för att organisera "beprövade" familj- och arkivmappar för diverse forskning om obevisade anslutningar, grannskaps- eller lokalitetsforskning och korrespondens. Det är viktigt att komma ihåg att organisation är och alltid kommer att vara ett pågående arbete.

För att konfigurera och använda filmappar för att organisera dina släktregister behöver du följande grundtillbehör:

1. Ett arkivskåp eller arkivlådor med lock. Lådorna måste vara starka, helst plast, med horisontella inre åsar eller spår för hängfiler i bokstorlek.
2. Färgade, hängande filmappar i bokstavsstorlek i blått, grönt, rött och gult. Leta efter de med stora flikar. Du kan också spara lite pengar här genom att köpa standardgröna hängande filmappar istället och använda färgade etiketter för färgkodningen.
3. Manila-mappar. Dessa borde ha något mindre flikar än de hängande filmapparna och borde ha förstärkta toppar för att hålla i kraftig användning.
4. pennor. För bästa resultat, använd en penna med en ultrafin punkt, filtspets och svart, permanent, syrafria bläck.
5. Markörer. Köp markörer i ljusblått, ljusgrönt, gult och rosa (använd inte rött eftersom det är för mörkt). Färgpennor fungerar också.
6. Etiketter för filmappar. Dessa etiketter ska ha blå, gröna, röda och gula remsor längst upp och permanent lim på baksidan.

När du har monterat dina leveranser är det dags att komma igång med filmapparna. Använd olika färgade mappar för linjerna för var och en av dina fyra morföräldrar - med andra ord, alla mappar som skapats för förfäderna till en farförälder kommer att markeras med samma färg. Färgerna du väljer är upp till dig, men följande färgval är de vanligaste:

• BLÅ - förfäder till din farfar (fars far)
• GRÖN - förfäder till din fader mormor (fars mor)
• RÖD - förfäder till din mors farfar (mammas far)
• GUL - förfäder till din mormor (mors mamma)

Med hjälp av färgerna som beskrivs ovan skapar du en separat mapp för varje efternamn, skriver namn på hängfilfliken med den svarta permanentmarkören (eller skriver ut insatser på din skrivare). Häng sedan filerna i alfabetisk ordning i din filruta eller skåp efter färg (dvs placera blues alfabetiskt i en grupp, greenerna i en annan grupp, etc.).

Om du inte är släktforskning kan det vara allt du behöver göra. Om du har samlat många anteckningar och fotokopier är det dock dags att dela upp. Här måste du välja hur du vill organisera dina filer. De två mest populära metoderna som diskuteras på sidan 1 i denna artikel är:

1. förbi Efternamn (ytterligare uppdelat efter behov av lokalitet och / eller posttyp)
2. förbi Par- eller familjegrupp

De grundläggande arkiveringsinstruktionerna är desamma för var och en, skillnaden är främst i hur de är organiserade. Om du ännu inte är säker på vilken metod som fungerar bäst för dig kan du försöka använda efternamnsmetoden för ett efternamn och familjegruppsmetoden för en eller två familjer. Se vilken som passar dig bäst, eller utveckla din egen kombination av de två.

Skapa ett familjegrupp för varje gifta par som anges i ditt stamtavla. Sätt sedan upp manila-mappar för var och en av familjerna genom att sätta en färgad etikett på filmappfliken. Anpassa etikettfärgen till färgen på lämplig familjslinje. Skriv namnen på paret på varje etikett (med hjälp av flicknamn för hustrun) och siffrorna från ditt stamtavla (de flesta stamtavlan använder ahnentafel numreringssystem). Exempel: James OWENS och Mary CRISP, 4/5. Placera sedan dessa manila-familjemappar i de hängande mapparna för lämpligt efternamn och färg, ordnade i alfabetisk ordning efter makeens förnamn eller i numerisk ordning efter numren från din stamtavla Diagram.

På framsidan av varje manila-mapp, bifoga familjegruppsposten för familjen för att fungera som en innehållsförteckning. Om det fanns mer än ett äktenskap, gör en separat mapp med familjegruppsposten för varandra. Varje familjmapp ska innehålla alla dokument och anteckningar från tiden för parets äktenskap. Dokument som hänför sig till händelser före deras äktenskap bör lagras i mapparna till sina föräldrar, till exempel födelsecertifikat och folkräkningar.

Sortera först dina filer efter efternamn och skapa sedan manila-mappar för varje posttyp för vilken du har pappersarbete genom att sätta en färgad etikett på filmappfliken och matcha etikettfärgen till efternamn. Skriv namnet på efternamnet på varje etikett, följt av posttypen. Exempel: CRISP: Census, CRISP: Land Records. Placera sedan dessa manila-familjemappar i de hängande mapparna för lämpligt efternamn och färg, ordnade i alfabetisk ordning efter typ av post.

Framför varje manila-mapp, skapa och bifoga en innehållsförteckning som indexerar mappens innehåll. Lägg sedan till alla dokument och anteckningar som motsvarar efternamnet och typ av post.