När du vill be ett företag om mer information om en produkt eller tjänst eller för annan information, skriver du en utredningsbrev. När de skrivs av konsumenter är dessa typer av brev ofta svar på en annons som ses i en tidning, tidning eller reklam på TV. De kan skrivas och mailas eller mailas. I en affärs-till-affärsinställning kan ett företags anställda skriva förfrågningar för att ställa samma typer av frågor om produkter och tjänster. Till exempel kanske en företrädare vill ha information om att köpa produkter i grossistled från en distributör, eller ett växande litet företag kan behöva lägga ut sin bokföring och lön och vill kontrakt med en fast.
För ytterligare typer av affärsbrev, kan du hitta exempel på olika typer av affärsbrev förfina dina färdigheter för specifika affärsändamål, till exempel att göra förfrågningar, justering av fordringar, skriva omslagsbrev och mer.
Papperskopior
För professionellt utseende papperskopior, placera din eller ditt företags adress högst upp på brev (eller använd ditt företags brevpapper) följt av adressen till det företag du är skriver till. Datumet kan antingen placeras i dubbel avstånd (slå retur / ange två gånger) eller till höger. Om du använder en stil som har datumet till höger, ska du sträcka in dina stycken och inte placera en rad mellan dem. Om du håller allt i linje till vänster ska du inte sträcka in stycken och lägga ett avstånd mellan dem.
Lämna en rad med utrymme innan du stänger, och fyra till sex rader med utrymme för dig att ha utrymme att handteckna brevet.
E-postförfrågningar
Om du använder e-post är det lättare för läsarnas ögon att ha stycken med en rad mellan dem, så spola allt kvar. E-postmeddelandet kommer automatiskt att ha datumet för när det skickades, så du behöver inte lägga till datumet, och du behöver bara en rad med tomt utrymme mellan din stängning och ditt skrivna namn. Placera din företags kontaktinformation (till exempel din telefonförlängning så att någon enkelt kan komma tillbaka till dig) längst ner efter ditt namn.
Det är lätt att vara för avslappnad med e-post. Om du vill vara professionell för det företag du skriver till ska du hålla dig till regler och ton för formell brevskrivning för bästa resultat och korrekturläs ditt brev innan du skickar ut det. Det är så enkelt att ta bort ett e-postmeddelande, trycka på Skicka direkt och sedan upptäcka ett misstag vid omläsning. Korrigera fel innan du skickar för att göra ett bättre första intryck.
Viktigt språk för ett företagsförfrågningsbrev
- Starten: "Dear Sir eller Madam" eller "To Whom It May Concern" (mycket formellt, används när du inte känner personen du skriver till). Om du redan känner din kontakt är det bättre än att vara anonym.
- Med referens: "Med hänvisning till din annons (annons) i ..." eller "När det gäller din annons (annons) i ..." Ge företaget sammanhang till varför du skriver, direkt.
- Begär en katalog, broschyr osv: Lägg till ett komma efter referensen och fortsätt "kan du skicka mig information om ..."
- Begär mer information: Om du har mer att söka, lägg till "Jag skulle också vilja veta ..." eller "Kan du säga mig om ..."
- Sammanfattande uppmaning: "Jag ser fram emot att höra från dig ..." eller "Kan du snälla ringa mig mellan ..."
- Stängning: Använd "Med vänlig hälsning" eller "Din trogen" för att stänga.
- Signatur: Lägg till din titel på raden efter ditt namn.
Ett exempel på papperskopia
Ditt namn
Din gatuadress
City, ST Zip
Företagsnamn
Företagsadress
City, ST Zip
12 september 2017
Till den som detta berör:
Med hänvisning till din annons i gårdagens New York Times, kan du skicka mig en kopia av din senaste katalog? Finns det också online?
Jag ser fram emot att höra från dig.
Med vänlig hälsning,
(Signatur)
Ditt namn
Din jobbtitel
Ditt företags namn