En fordring letteris a övertygandebrev skickas av en kund till ett företag eller byrå för att identifiera ett problem med en produkt eller tjänst och kan också kallas ett klagomål.
Vanligtvis öppnas (och stänger ibland) ett ansökningsbrev med en begäran om justeringar, till exempel återbetalning, ersättning, eller betalning för skadestånd, även om det kan vara ett öppet stycke om transaktionen eller produkten föredraget.
Som en metod för affärsskrivning, ansökningsbrev skickas som en rättsligt bindande kommunikationsform som kan tjäna som bevis om ett fordran tas till domstol. I de flesta fall krävs inte uppträdanden av domstol eftersom företagsmottagaren vanligtvis utarbetar ett svar i form av en justeringsbrev, som avvecklar fordran.
Huvudelement i ett fordringsbrev
De flesta företagare och forskare är överens om att ett grundläggande ansökningsbrev bör innehålla fyra grundelement: en tydlig förklaring av klagomålet, en förklaring av vilken stridighet detta har orsakat eller de förluster som har lidits på grund av det, en vädjan till ärlighet och rättvisa och ett uttalande om vad du skulle anse som en rättvis justering i lämna tillbaka.
Precisenhet i förklaringen är avgörande för att anspråket ska lösas snabbt och effektivt, så en anspråksförfattare borde lämna så mycket information om bristen på en produkt eller felet i tjänsten mottagen, inklusive datum och tid, beloppet är kostnad och kvitto eller ordernummer, och alla andra detaljer som hjälper till att definiera exakt vad som gick fel.
Den olägenhet som detta fel har orsakat och en vädjan till läsarens mänsklighet och medkänsla är lika viktiga för att få det som författaren vill ha av påståendet. Detta ger läsaren motivation att agera på författarens begäran omedelbart för att rätta till situationen och upprätthålla kunden som kund.
Som R.C. Krishna Mohan skriver i "Business Correspondence and Report Writing" det för att "säkra en snabb och ett tillfredsställande svar skrivs vanligtvis ett ansvarsbrev till enhetschefen eller den avdelning som ansvarar för enheten misstag."
Tips för ett effektivt brev
Tonen i brevet bör hållas till åtminstone en affärsmässig nivå, om inte affärsformell, för att upprätthålla en professionalism till begäran. Vidare bör författaren skriva in klagomålet med antagandet att begäran kommer att beviljas efter mottagandet.
L. Sue Baugh, Maridell Fryar och David A. Thomas skriver i "Hur man skriver förstklassig företagskorrespondens" att du bör "göra ditt påstående korrekt och taktfullt," och att det är bäst att "undvika hot, anklagelser eller dolda antydningar om vad du kommer att göra om saken inte löses omgående."
Vänlighet går långt i kundservicevärlden, så det är bättre att vädja till mottagarens mänsklighet ange hur problemet har påverkat dig personligen snarare än att hota att bojkotte företaget eller förtala det namn. Olyckor inträffar och misstag görs - det finns ingen anledning att vara ocivil.