Företagskreditkort Förklaring: Redovisningsprinciper

Företagskreditkortssektionen i en redovisningspolicy är en sektion där du definierar vem som har företagets kreditkort och ansvar för de kostnader som uppstår. Nedan är ett exempel på detta avsnitt av procedurerna, som kan skräddarsys efter din situation.

Anställda kan ges tillgång till ett företags kreditkort där deras arbetes karaktär kräver sådan användning. Företagskreditkort får endast användas för affärsutgifter och får inte användas för utgifter av personlig karaktär. Exempel på företagskostnader och avdrag kan inkludera kostnader för hemmakontor, bilkostnader, utbildning och mer.

Det allmänna syftet med en policy- och procedurförklaring är att säkerställa att företagets kreditkort används för lämpliga ändamål och att adekvata kontroller upprättas för daglig användning. En företagets kreditkortspolicy gäller för alla anställda som har ett kreditkort för företagets användning och deras chefer.

Ansvaret enligt företagets kreditkortspolicy varierar beroende på personens roll. Individer har till exempel ett annat ansvar än verksamhetschefer och arbetsledare.

• Individer holdingbolagens kreditkort är ansvariga för:
  • Använder korten endast för det avsedda syftet
  • Behåller kvitton och ger förklaringar till alla företagets kreditkortstransaktioner
  • Erhålla auktorisering för kreditkortsfakturor
• Verksamhetschefer/arbetsledare är ansvarig för:
  • Begränsning av användningen av företagets kreditkort till de anställda som behöver ett kort för företagets verksamhet
  • Granska och auktorisera kreditkortsfakturor som används av deras anställda i tid för att undvika förseningsavgifter
  • Identifiera och begära eventuella kredit- eller transaktionsgränser som krävs för enskilda kort
• Ett ekonomiavdelningen är ansvarig för:
  • Se till att alla kreditkortstransaktioner är korrekt auktoriserade
  • Bearbeta betalningar för kreditkortsfakturor i tid för att undvika förseningsavgifter
  • Ordna kredit- eller transaktionsgränser för enskilda kort

Det kan finnas några allmänna villkor i företagets kreditkortspolicy som du bör känna till. Här är fyra vanliga termer och fraser:

• Allmänt kreditkort: Ett kreditkort som kan användas på flera anläggningar, som t.ex VISA, American Express eller MasterCard.
• Leverantörsspecifikt kreditkort: Ett kreditkort som endast kan användas med en specifik leverantör, till exempel ett gasbolag eller ett kontorsleverantör.
• Kreditgräns: Det totala beloppet som kan debiteras kreditkortet innan transaktioner nekas av kreditkortsföretaget.
• Gräns ​​på transaktionsnivå: Det totala värdet av en enskild transaktion som kan debiteras kortet eller typen av transaktion som kan debiteras kortet. Till exempel kommer vissa gasbolag att tillåta "bara gas"-kort, som nekar kredit för andra diverse inköp på bensinstationen.

Anställda som använder kreditkort för affärskostnader måste följa den procedur som företaget tillhandahåller. Vanligtvis anges följande regler i en företagspolicy:

• Kreditkort ska endast användas för företagets krav. Där leverantören har möjlighet, kommer kort eller transaktioner att kodas till enskilda anställda för en större facilitet vid faktureringstillfället.
• Anställda måste behålla och initiala kvitton och notera syftet med utgiften på baksidan av varje kvitto.
• Användning av företagets kreditkort för utgifter av personlig karaktär av något slag kan resultera i disciplinära åtgärder upp till och inklusive uppsägning. Det kan leda till att kostnaderna dras av från den anställdes nästa lönecheck.

Förutom att följa företagets kreditkortsförfarande måste anställda också följa en uppsättning regler när det gäller fakturor, auktoriseringar och betalningar. Även om varje företag tillhandahåller sin egen unika policy, är följande ett exempel på vad du generellt kan förvänta dig:

• Den anställde ska lämna in motsvarande kvitton tillsammans med en utgiftsrapport (ofta kallad kredit kortutgiftsrapport) till lämplig auktoriserad handledare eller chef inom en vecka efter att ha ådragit sig bekostnad. Fax eller skannade dokument är acceptabla om den anställde är på resa och inte kommer tillbaka till kontoret för att hålla en veckas tidsfrist under förutsättning att originalkvitton uppvisas vid återkomst fr.o.m resa.
• Avgifter för varor där kvittot har förlagts måste förklaras för den auktoriserade personen som måste initialisera den specifika debiteringen och ange "kvitto saknas" bredvid den.
• Den auktoriserade arbetsledaren eller chefen kommer att bekräfta att avgifterna är motiverade och lämpliga innan du godkänner fakturan för betalning genom att notera "Ok att betala" och underteckna texten faktura.
• Den godkända fakturan ska vidarebefordras till vederbörande redovisningsavdelning för betalning.
• Deekonomiavdelningen ska verifiera auktoriseringen och schemalägga fakturan för betalning i enlighet med villkoren i kreditkortskontraktet, och för att undvika onödiga avgifter för förseningar.

När de accepterar ett företags kreditkort, undertecknar och daterar anställda vanligtvis ett policy- och proceduravtal efter att ha granskat det. Vanligtvis innehåller avtalet informationen ovan och kan begära ditt kortnummer och utgångsdatum vid undertecknandet. Följande är ett exempel på vad du hittar i slutet av formuläret:

Jag har läst och förstått [företagets namn] uttalande om policy och tillvägagångssätt för att ha ett Corporate General Credit Card. Genom detta formulär ger jag tillåtelse för [företagets namn] att hålla inne (dra av) från min lönecheck personliga föremål, otillåtna utgifter och oredovisade utgifter som jag ådragit mig med mitt allmänna kreditkort.