Liksom livet i sig kan skrivandet ibland vara rörigt, frustrerande och hård. Men du kan göra ditt arbetsliv lite lättare redigering med dessa principer i åtanke. Det är enkelt: Oavsett om du skriver en tvåraderad e-post eller en rapport på tio sidor, förutse dina läsares behov och kom ihåg de fyra C: erna, tydliga, omtänksamma och korrekta.
Anta "din attityd."
Detta innebär att man tittar på ett ämne från synpunkter för dina läsare, betonar vad de vill eller behöver veta.
- Exempel: Jag har begärt att din beställning skickas ut idag.
- Revision: Du kommer att få din beställning senast onsdag.
Fokusera på verklig ämne.
Begrava inte ett nyckelord genom att släppa det i en fras efter ett svagt ämne.
- Exempel: Implementeringen av den nya marknadsföringskampanjen börjar den 1 juni.
- Revision: Den nya marknadsföringskampanjen börjar den 1 juni.
Skriv aktivt, inte passivt.
Var det är lämpligt, lägg ditt ämne på förhand och gör det do något. Den aktiva rösten allmänt fungerar bättre än det passiva eftersom det är mer direkt, mer kortfattat och lättare att förstå. (Men inte alltid.)
- Exempel: Ditt förslag granskades vid vårt möte den 1 april och det lämnades omedelbart till utvecklarna.
- Revision: Vi granskade ditt förslag den 1 april och skickade det omedelbart till utvecklarna.
Klipp ut onödiga ord och fraser.
Våra uttryck kan distrahera läsarna, så klipp av röran.
- Exempel: Jag skriver denna anteckning eftersom jag vill tacka er mycket för att ni organiserade det öppna huset som hölls förra torsdagen.
- Revision: Tack så mycket för att du organiserade förra torsdagens öppna hus.
Lämna inte nyckelord.
Att vara klar såväl som kortfattat måste vi ibland göra det Lägg till ett ord eller två.
- Exempel: Förvaringsboden är det första steget.
- Revision: Det första steget är att låsa upp förvaringsboden.
Glöm inte dina sätt.
Här är var omtänksam kommer in. Om du säger "snälla" och "tack" när du pratar med kollegor, inkludera även dessa ord i dina e-postmeddelanden.
- Exempel: Skicka mig jargonrapporten innan du går hem.
- Revision: Skicka mig jargongrapporten innan du går hem.
Undvik föråldrade uttryck.
Håll dig borta från ord och fraser som är såvida du inte tycker om att låta tappat på tryck aldrig används i konversation - "bifogad härmed", "detta är för att ge dig råd", "enligt din begäran."
- Exempel: Bifogat härmed för din referens är en duplicerad version av ovannämnda handling.
- Revision: Jag har bifogat en kopia av gärningen.
Sätt ett mössa på moderna ord och buzzwords.
Trendiga uttryck tenderar att slita sitt välkomst snabbt. Ditto för företag jargong. Gör ditt bästa för att skriva som en mänsklig.
- Exempel: I slutet av dagen är det viktigt att vi ska underlätta anställdas möjligheter att ge input om bästa praxis.
- Revision: Låt oss uppmuntra människor att komma med förslag.
Lossa dina modifierare.
Stacking betyder att staplas upp modifieringsmedel före ett substantiv; den muntliga motsvarigheten till en trafikstockning. Långa substantivsträngar kan spara ett ord eller två, men de kan också pussla dina läsare.
- Exempel: Rymdteleskop bred fält planetär kamera instrument definition team markbaserade laddade par-enhet kamera (från Ny forskare, citerat av Matthew Lindsay Stevens i Subtleties of Scientific Style, 2007)
- Revision: Huh?
Korrekturläs.
Äntligen finns det korrekthet: alltid se till att du kolla ditt arbete, oavsett hur bra du tror att du har fått på andra Cs.
- Exempel:: När du har bråttom är det väldigt lätt att lämna ord.
- Revision: När du har bråttom är det väldigt lätt att lämna ut ord.