Organisera dina digitala släktforskningsfoton och -filer

Om du använder en dator i din släktforskning - och vem inte! - har du troligen en stor samling digitala forskningsfiler. Digitala foton, laddat ner folkräkningsposter eller testamenten, skannade dokument, e-postmeddelanden... Men om du är som jag, hamnar de utspridda i olika mappar på din dator, trots dina bästa ansträngningar. Detta kan verkligen komplicera frågor när du behöver hitta ett specifikt foto eller spåra ett e-postmeddelande.

Som med alla organisationsprojekt finns det flera olika sätt att organisera dina digitala släktforskningsfiler. Börja med att tänka på hur du arbetar och vilka typer av filer du samlar under din släktforskning.

Det är lättare att organisera digitala släktfiler om du först sorterar dem efter typ. Spendera lite tid på att söka i dina datafiler efter allt som är relaterat till släktforskning.

• Leta i mappen Mina dokument (eller dokument) och undermappar för textfiler, foton, nedladdade filer och andra släktdokument. Använd din filutforskare (t.ex. Windows Utforskare, Finder) för att söka efter dokument med hjälp av nyckelord som efternamn, posttyper etc. Ett antal gratis filsökverktyg finns också tillgängliga som erbjuder ytterligare sökfunktioner.
  instagram viewer
• Kontrollera Mina bilder eller annan mapp där du lagrar dina foton för digitala eller skannade foton eller dokument. Du kan också söka med vanliga bildfiltillägg som .jpg, .png eller .tiff.
• Öppna ditt släktforskningsprogram för att lära dig var det lagrar sina relaterade filer. De kan finnas i samma mapp som ditt släktforskningsprogram (ofta under Programfiler). Detta kan inkludera din släktforskningsprofil samt alla rapporter du har skapat eller foton eller dokument som du har importerat till ditt program.
• Om du har laddat ner några filer kan de finnas i en nedladdning eller på liknande namn.
• Öppna ditt e-postprogram och leta också efter släktrelaterade e-postmeddelanden. Dessa är ofta lättare att organisera om du kopierar och klistrar in dem i ett ordbehandlingsdokument eller din släktforskningsprogramvara.

När du har hittat dina digitala släktforskningsfiler har du ett antal val. Du kan välja att lämna dem på sina ursprungliga platser och skapa en organisationslogg för att hålla reda på filerna, eller så kan du kopiera eller flytta dem till en mer central plats.

Om du föredrar att lämna dina filer på deras ursprungliga platser på din dator, eller om du bara är den superorganiserade typen, kan en logg vara vägen att gå. Detta är en enkel metod att underhålla eftersom du egentligen inte behöver oroa dig för var saker hamnar på din dator - du noterar bara det. En digital fillogg hjälper till att förenkla processen för att hitta ett visst fotografi, ett digitaliserat dokument eller annan släktfil.

Använd tabellfunktionen i ditt ordbehandlingsprogram eller ett kalkylprogram som Microsoft Excel för att skapa en logg för dina släktforskningsfiler. Inkludera kolumner för följande:

• filnamn (inklusive dess förlängning) och datum
• plats på din dator
• en kort beskrivning av filen
• namn på primärindivid (er) eller geografiskt område (r) i filen
• den fysiska platsen för originaldokumentet eller fotot (om tillämpligt).

Om du säkerhetskopierar dina digitala filer till DVD, USB-enhet eller andra digitala medier, inkluderar du namnet / numret på och den fysiska platsen för det mediet i kolumnen för filplats.

Om en fillogg är för svår för dig att hålla koll på, eller inte uppfyller alla dina behov, är en annan metod att hålla reda på dina digitala släktforskningsfiler att fysiskt organisera dem på din dator. Om du inte redan har en, skapar du en mapp som heter genealogi eller familjeforskning för att innehålla alla dina släktforskningsfiler. Jag har min som en undermapp i min dokumentmapp (också säkerhetskopierad till mitt Dropbox-konto). Under släktforskningsmappen kan du skapa undermappar för platser och efternamn du undersöker. Om du använder ett visst fysiskt arkiveringssystem kanske du vill följa samma organisation på din dator. Om du har ett stort antal filer under en viss mapp, kan du välja att skapa en annan nivå av undermappar organiserade efter datum eller dokumenttyp. Till exempel har jag en mapp för min OWENS-forskning. Inom den här mappen har jag en undermapp för foton och undermappar för varje län där jag undersöker den här familjen. Inom länets mappar har jag undermappar för posttyper samt en huvudmapp för "Forskning" där jag underhåller mina forskningsanteckningar. Släktforskningsmappen på din dator är också ett bra ställe att hålla en säkerhetskopia av din släktforskningsprogramvara, även om du också bör hålla en extra säkerhetskopia offline.

Genom att hålla dina släktfiler på en central plats på din dator gör du det lättare att hitta viktig forskning snabbt. Det förenklar också säkerhetskopiering av dina släktforskningsfiler.

Ett alternativ till gör-det-själv-metoden är att använda ett program som är utformat för att organisera datorfiler.

Clooz
Ett organisationsprogram utformat specifikt för släktforskare, Clooz faktureras som ett "elektroniskt arkivskåp." Programvaran innehåller mallar för att mata in information från en mängd olika vanliga släktdokument som folkräkningsposter, foton, korrespondens och annan släktforskning uppgifter. Du kan importera och bifoga en digital kopia av originalfoto eller dokument till varje mall om du vill. Rapporter kan genereras för att visa alla dokument som finns i Clooz för en viss individ eller posttyp.

Programalbum för fotoalbum
Om dina digitala foton är spridda över din dator och på en samling DVD eller externa enheter, en digital fotoorganisator som Adobe Photoshop Elements eller Google Photos kan komma till rädda. Dessa program skannar din hårddisk och katalogiserar alla bilder som finns där. Vissa har också möjligheten att katalogisera foton som finns på andra nätverksdatorer eller externa enheter. Organiseringen av dessa bilder varierar från program till program, men de flesta organiserar fotona efter datum. En "nyckelord" -funktion låter dig lägga till "taggar" till dina foton - till exempel ett specifikt efternamn, plats eller nyckelord - för att göra dem enkla att hitta när som helst. Mina gravstenfoton, till exempel, är taggade med ordet "kyrkogård", plus namnet på den specifika kyrkogården, platsen för kyrkogården och personens efternamn. Detta ger mig fyra olika sätt att enkelt hitta samma bild.

En sista organisationsmetod för digitala filer är att importera alla till ditt släktforskningsprogram. Foton och digitaliserade dokument kan läggas till i många släktträdprogram genom en klippbokfunktion. Vissa kan till och med bifogas som källor. E-postmeddelanden och textfiler kan kopieras och klistras in i anteckningsfältet för de individer som de hänför sig till. Det här systemet är trevligt om du har ett litet släktträd, men kan bli lite besvärligt om du har ett stort antal dokument och foton som gäller för mer än en person.

Oavsett vilket organisationssystem du väljer för dina dators släktforskningsfiler, är tricket att använda det konsekvent. Välj ett system och håll dig fast vid det så kommer du aldrig att ha problem med att hitta ett dokument igen. En sista förmån för digital släktforskning - det hjälper till att eliminera en del av pappersröret!