Du har tillämpas på forskarskolor, och se och se, du har blivit accepterad till programmet för dina drömmar. Du kanske tror att du är redo och att du bara behöver packa dina väskor, boka en flygning eller ladda din bil och gå till skolan. Men du måste ta ytterligare ett steg för att säkerställa att din position på skolan är öppen och redo för dig när du anländer: Du måste skriva ett godkännandebrev. Antagningsansvariga måste vara säkra på att du är redo att delta; annars kommer de sannolikt att ge din plats till en annan kandidat.
Innan du skriver ditt brev eller e-postmeddelande
Dina kandidatskoleansökningar var bara det första steget. Du kanske fick flera erbjudanden om antagning, kanske inte. Hursomhelst, kom ihåg att dela de goda nyheterna med vänner och familj först. Glöm inte att tacka dina mentorer och personer som skrev rekommendationsbrev å dina vägnar. Du vill behålla dina utbildnings- och professionella kontakter när din akademiska karriär fortskrider.
Skriva ditt svar
De flesta gradprogram meddelar sökande om deras godkännande - eller avslag - via e-post eller telefon, även om några fortfarande skickar formella brev per post. Oavsett hur du får meddelande, säg inte omedelbart ja. Detta är särskilt viktigt om de goda nyheterna kommer i ett telefonsamtal.
Tack den som ringer, förmodligen en professor, och förklara att du kommer att svara snart. Oroa dig inte: Du får inte plötsligt att ditt godkännande återkallas om du kort försenar. De flesta program ger accepterade studenter ett fönster på några dagar - eller till och med upp till en vecka eller två - att välja.
När du har haft en chans att smälta de goda nyheterna och överväga dina alternativ är det dags att skriva ditt godkännandebrev för forskarskolan. Du kan svara via ett brev som du skickar via e-post eller så kan du svara via e-post. I båda fallen bör ditt svar vara kort, respektfullt och tydligt ange ditt beslut.
Exempel på godkännandebrev eller e-post
Använd gärna provbrev eller e-post nedan. Byt helt enkelt ut namnet på professorn, antagningsombudet eller antagningskommittén för skolan efter behov:
Kära Dr. Smith (eller Antagningskommittén):
Jag skriver för att acceptera ditt erbjudande att anmäla sig till X-programmet vid [universitetet]. Tack, och jag uppskattar din tid och omtanke under antagningsprocessen. Jag ser fram emot att delta i ditt program i höst och är upphetsad över de möjligheter som väntar.
Vänliga hälsningar,
Rebecca R. Studerande
Även om din korrespondens till synes säger det uppenbara, är det mycket viktigt att du gör det klart att du tänker registrera dig på forskarutbildningen. Och att vara artig - som att säga "tack" - är alltid viktigt i varje officiell korrespondens.
Innan du skickar brev eller e-post
Som du gör med alla viktiga korrespondenser, ta dig tid att läsa igen ditt brev eller e-post innan du skickar det. Se till att det inte har felstavningar eller grammatiska fel. När du är nöjd med ditt godkännandebrev, skicka det.
Om du har accepterats i mer än ett gradprogram har du fortfarande lite läxor att göra. Du måste skriva ett brev avslag på ett erbjudande om antagning till alla program du avvisade. Liksom med ditt godkännandebrev, gör det kort, direkt och respektfullt.