E-postmeddelanden: Komposition, fokusering och redigering

En e-postmeddelande är en text, vanligtvis kort och informell, som skickas eller tas emot via ett datornätverk.

Medan e-postmeddelanden vanligtvis är enkla textmeddelanden kan bilagor (som bildfiler och kalkylblad) inkluderas. Ett e-postmeddelande kan skickas till flera mottagare samtidigt.

"Det första e-postmeddelandet skickades för mindre än 40 år sedan. 2007 bytte världens miljarder datorer 35 biljoner e-postmeddelanden. Den genomsnittliga företagsarbetaren får nu upp till 200 e-post per dag. I genomsnitt lägger amerikaner mer tid på att läsa e-post än de gör med sina makar. "

(John Freeman, E-postens tyranni: Den fyrtusenåriga resan till din inkorg. Simon & Schuster, 2009)

"En e-postmeddelande är i allmänhet begränsad till en idé snarare än att ta itu med flera problem. Om du adresserar fler än en ämne i ett enda e-postmeddelande är chansen att mottagaren kommer att glömma att svara på alla diskuterade punkter. Om du diskuterar ett ämne kan du skriva ett beskrivande

(Carol M. Lehman och Debbie D. Dufrene, Affärskommunikation, 16: e upplagan South-Western Cengage, 2011)

" Redigera alla dina e-postmeddelanden för korrekt grammatik, skiljetecken och stavning. Ingenting diskretiserar dig snabbare än slarvig e-post. Ja, du har stavningskontroll, jag vet, men inte alla kopplar upp det. Korrekturläs. Ingenting säger "Jag är inte företagare" snabbare eller högre än dålig komposition eller skrivkompetens. "

(Cherie Kerr, The Bliss eller "Diss" -anslutning?: E-postetikett för affärspersonalen. Execuprov Press, 2007)

"På arbetsplatsen är e-post ett kritiskt kommunikationsverktyg, så det är vanligt att ett e-postmeddelande... att distribueras långt utanför det avsedda intervallet, ibland orsakar förlägenhet (eller värre) för avsändaren. 2001 skickade chefen för Cerner Corporation ett arg e-postmeddelande till cheferna och berättade för dem för att de inte arbetade tillräckligt hårt. Hans tirade publicerades på Internet på en finansiell anslagstavla som lästes av många människor. Investerare fruktade att företagsmoral var låg och företagets aktievärde sjönk 22 procent och kostade aktieägarna miljoner dollar. The New York Times rapporterade att den verkställande skickade sitt nästa e-postmeddelande med förordet, "Behandla detta memo med största konfidentialitet... .. Det är endast för intern spridning. Kopiera eller maila inte till någon annan. '"

(David Blakesley och Jeffrey L. Hoogeveen, Thomson-handboken. Thomson Learning, 2008)

1999 publicerade Constance Hale och Jessie Scanlon sin reviderade utgåva av Trådbunden stil. Medan andra etikettvolymer, både före och sedan, har närmade sig online-skrift med ett öga mot affärsförfattare, hade Hale och Scanlon en mer avslappnad publik i åtanke. Redaktörerna lurade tydligt på idén att e-post bör vara föremål för redigering - antingen av avsändare eller mottagare. Några prover:

"Tänk trubbiga brister och meningsfragment.... Stavning och skiljetecken är lös och lekfull. (Ingen läser e-post med röd penna i handen.) '
"Fira subjektivitet."
"Skriv hur människor pratar. Insistera inte på "standard engelska.'
'Leka med grammatik och syntax. Uppskatta missnöje. '

Författarna föreslår något av en blomma-barn-strategi för e-post. Men sett i perspektiv har de lika mycket potentiell myndighet över hur e-poststilen ska se ut som självutnämnd arton- och 1800-talet prescriptivists som biskop Robert Lowth hade över strukturen på engelska. Förklara dig själv som en myndighet och se om någon följer. "

(Naomi S. Baron, Alltid på: språk i en online- och mobilvärld. Oxford University Press, 2008)

"16 november. Alex Loom höll sitt löfte om att inte ringa mig, men två dagar senare fick jag ett e-post från hennes ordstäv: "När ska vi träffas för att diskutera min forskning?" Jag mailade tillbaka: 'Jag vet inte. Av intresse, hur fick du min e-postadress? "Hon svarade:" Jag tänkte att du förmodligen skulle använda Universitetsnätverk och har samma adressform som alla andra fakulteter. ”Hon hade naturligtvis rätt... .. Hon tillade: ”Så när ska vi träffas?” Jag skrev: ”Jag ser inte poängen att träffas om det inte finns något att diskutera. Kan du skicka ett kapitel till mig? 'Hon mailade mig en kopia av sitt förhandlingsförslag, allt väldigt generellt och abstrakt. Jag mailade tillbaka: "Jag måste se något mer specifikt, som ett kapitel." Hon svarade: "Ingenting som jag hittills har skrivit är lämpligt att visa dig." Jag svarade: "Tja, jag väntar." Sedan dess, tystnad."

(David Lodge, Dövmening. Harvill Secker, 2008)
"En av mina favoritmeddelanden via e-post kommer från Ashley, en chef på högre nivå på ett företag för finansiella tjänster, som fortfarande kommer ihåg e-postmeddelandet som hon fick (tillsammans med alla i sitt team) från den nya anställden som just tog examen från högskola. Trots att han bara varit på jobbet i några veckor kände nybörjan sig tvungen att erbjuda sina arbetsförslag till gruppen i ett 1500-ordigt e-postmeddelande, som beskrev allt från hans tankar om klädkod till idéer för att förbättra anställda moral. I månader sändes hans e-post internt och blev skämt för skämt runt kontoret, med människor som undrade hur den här nya killen kunde ha varit så ledig. "

(Elizabeth Freedman, Arbete 101: Lär dig arbetsplatsens rep utan att hänga dig själv. Bantam Dell, 2007)

Också känd som: e-postmeddelande

Alternativa stavningar: e-post, e-post