Hur man skriver en affärsrapport för engelska elever

Om du vill lära dig att skriva en affärsrapport på engelska följer du dessa tips och använder exempelrapporten som en mall som du kan basera din egen affärsrapport på. Först och främst ger affärsrapporter viktig information för hantering som är aktuell och saklig. Engelska elever Att skriva affärsrapporter måste se till att språket är exakt och kortfattat. Den skrivstil som används för affärsrapporter bör presentera information utan starka åsikter, utan snarare så direkt och exakt som möjligt. Länka språk bör användas för att ansluta idéer och avsnitt i affärsrapporten. I det här exemplet företagsrapporten presenteras de fyra väsentligheter som varje affärsrapport ska innehålla:

• Referensvillkor

Referensvillkor hänvisar till villkoren som affärsrapporten skrivs på.

• Procedur

Proceduren beskriver metoden som användes för att samla in data för rapporten.

• fynd

Resultaten beskriver data eller annan viktig information som rapporten producerade.

• Slutsatser

Slutsatser dras om resultaten som ger skäl till rekommendationer.

• rekommendationer

Rekommendationerna är specifika förslag baserade på slutsatserna i rapporten.

Läs det korta exemplet för affärsrapporten och följ tips nedan. Lärare kan skriva ut dessa exempel för användning i klassen i lektioner med ljud undervisning skrivstrategier.

Referensvillkor

Margaret Anderson, personaldirektör har begärt denna rapport om tillfredsställelse av anställda. Rapporten skulle lämnas till henne senast den 28 juni.

Procedur

Ett representativt urval av 15% av alla anställda intervjuades under perioden 1 april till 15 april angående:

1. Övergripande tillfredsställelse med vårt nuvarande förmånspaket
2. Problem som uppstått vid personalavdelningen
3. Förslag till förbättring av kommunikationspolicyn
4. Problem som uppstått när vi arbetar med vår HMO

fynd

1. Anställda var i allmänhet nöjda med det nuvarande förmånspaketet.
2. Vissa problem uppstod vid begäran av semester på grund av vad som uppfattas som långa godkännande väntetider.
3. Äldre anställda hade upprepade gånger problem med HMO-receptbelagda läkemedel.
4. Anställda mellan 22 och 30 år rapporterar om få problem med HMO.
5. De flesta anställda klagar över bristen på tandförsäkring i vårt förmånspaket.
6. Det vanligaste förslaget till förbättring var förmågan att behandla förmånsförfrågningar online.

Slutsatser

1. Äldre anställda, de över 50, har allvarliga problem med vår HMO: s förmåga att tillhandahålla receptbelagda läkemedel.
2. Vårt system för begäran om förmåner måste revideras eftersom de flesta klagomål rörande intern behandling.
3. Förbättringar måste ske under responstiden för personalavdelningen.
4. Förbättringar av informationstekniken bör betraktas när anställda blir mer tekniskt kunniga.

rekommendationer

1. Möt med HMO-representanter för att diskutera den allvarliga karaktären av klagomål om receptbelagda läkemedelsförmåner för äldre anställda.
2. Prioritera responstid för semesterfrågor eftersom anställda behöver snabbare godkännande för att kunna planera sina semester.
3. Vidta inga speciella åtgärder för förmånspaketet för yngre anställda.
4. Diskutera möjligheten att lägga till ett onlineförmånsförfrågningssystem till vårt företags intranät.

• En rapport är indelad i fyra områden:
  • Referensvillkor- Det här avsnittet innehåller bakgrundsinformation om anledningen till rapporten. Det inkluderar vanligtvis den person som begär rapporten.
  • Procedur- Förfarandet ger de exakta stegen och metoderna som används för rapporten.
  • fynd- Resultaten pekar på upptäckter som gjorts under rapportutredningen.
  • Slutsatser- Slutsatserna ger logiska slutsatser baserade på resultaten.
  • rekommendationer- Rekommendationerna anger åtgärder som rapporterns författare anser måste tas vidare baserat på resultaten och slutsatserna.
• Rapporter bör vara kortfattade och faktiska. Åsikter ges i avsnittet "slutsatser". Dessa yttranden bör dock baseras på fakta som presenteras i "resultaten".
• Använda sig av enkla tider (vanligtvis det nuvarande enkla) för att uttrycka fakta.
• Använd nödvändig form (Diskutera möjligheten... Ge prioritet... osv.) I avsnittet "rekommendationer" eftersom dessa gäller för företaget som helhet.

Fortsätt lära dig om andra typer av affärsdokument med hjälp av dessa resurser:

memos
E-post
Introduktion till att skriva affärsplaner

Affärsmemos skrivs till ett helt kontor. När du skriver affärsmemos ska du tydligt markera för vem memo är avsett, orsaken till att skriva memo och vem som skriver memo. Anteckningar tenderar att informera kollegor om kontors- och processförändringar som gäller för en stor grupp människor. De ger ofta instruktioner med hjälp av den nödvändiga röst. Här är ett exempel memo med uppföljning viktiga punkter att använda när skriva affärer memos på engelska.

Exempel Memo

Från: Management

Till: Northwest Area Sales Staff

RE: Nytt månadsrapporteringssystem

Vi vill snabbt gå igenom några av förändringarna i det nya månatliga försäljningsrapporteringssystemet som vi diskuterade vid måndagens speciella möte. Först och främst vill vi än en gång betona att detta nya system kommer att spara mycket tid när du rapporterar framtida försäljning. Vi förstår att du har oro över hur mycket tid som ursprungligen kommer att krävas för att mata in dina klientdata. Trots denna första ansträngning är vi övertygade om att ni snart kommer att njuta av fördelarna med detta nya system.

Här är en titt på proceduren du måste följa för att fylla i ditt områdes klientlista:

1. Logga in på företagets webbplats på http://www.picklesandmore.com
2. Ange ditt användar-ID och lösenord. Dessa kommer att utfärdas nästa vecka.
3. När du har loggat in, klicka på "Ny klient".
4. Ange lämplig klientinformation.
5. Upprepa steg 3 och 4 tills du har angett alla dina kunder.
6. När denna information har matats in, välj "Beställ".
7. Välj klient i rullgardinslistan "Klienter".
8. Välj produkterna i rullgardinslistan "Produkter".
9. Välj leveransspecifikationer i rullgardinslistan "Frakt".
10. Klicka på knappen "Processorder".

Som du kan se, när du har angett rätt klientinformation kräver INTE pappersarbete från din sida att behandla order.

Tack alla för din hjälp med att få detta nya system på plats.

Vänliga hälsningar,

Förvaltning

• Använd följande struktur för att starta ett memo:PM
  Från: (person eller grupp som skickar memo)
  Till: (person eller grupp till vilken memo är riktat)
  RE: (ämnet för memo, detta bör vara i djärv)
• Termen "memorandum" kan användas istället för "memo".
• Ett memo är i allmänhet inte så formellt som ett skriftligt brev. Men det är verkligen inte lika informellt som ett personligt brev.
• Tonan i ett memo är generellt vänlig eftersom det är en kommunikation mellan kollegor.
• Håll notatet kortfattat och till punkten.
• Om det är nödvändigt, ange orsaken till memo med ett kort stycke.
• Använd bulletpunkter för att förklara de viktigaste stegen i en process.
• Använd ett kort tack för att avsluta memo. Detta behöver inte vara lika formellt som i ett skriftligt brev.

rapporter
memos
E-post
Introduktion till att skriva affärsplaner

Kom ihåg följande för att lära dig att skriva ett företagsemail: Företagsemails är vanligtvis mindre formella än affärsbrev. Affärsmails som skrivs till kollegor är i allmänhet direkta och ber om specifika åtgärder som ska vidtas. Det är viktigt att hålla dina företags e-postmeddelanden korta, eftersom ju lättare det är att svara på ett e-postmeddelande, desto mer troligt är det att en företagskontakt svarar snabbt.

Exempel 1: Formell

Det första exemplet visar hur man skriver en formell affärsmail. Notera det mindre formella "Hej" i hälsningen i kombination med en mer formell stil i den faktiska e-postadressen.

Hej,

Jag läste på din webbplats att du erbjuder Music CD-kopiering för stora mängder CD-skivor. Jag skulle vilja fråga om förfarandena i dessa tjänster. Överförs filerna online, eller skickas titlarna via CD till dig med standardpost? Hur lång tid tar det vanligtvis att producera cirka 500 exemplar? Finns det några rabatter på en så stor mängd?

Tack för att du tog dig tid att svara på mina frågor. Jag ser fram emot ditt svar.

Jack Finley
Försäljningschef, Young Talent Inc.
(709) 567 - 3498

Exempel 2: Informellt

Det andra exemplet visar hur man skriver ett informellt e-postmeddelande. Lägg märke till den mer konversationstonen i e-postmeddelandet. Det är som om författaren talade i telefon.

Kl. 16.22 01/07 +0000 skrev du:

> Jag hör att du arbetar med Smith-kontot. Om du behöver information tveka inte att komma in> kontakta mig.

Hej Tom,

Lyssna, vi har arbetat med Smith-kontot och undrade om du kunde ge mig en hand? Jag behöver lite information om den senaste utvecklingen där borta. Tror du att du kan vidarebefordra all information du kan ha?

Tack

Peter

Peter Thompsen
Account Manager, Tri-State Accounting
(698) 345 - 7843

Exempel 3: Mycket informellt

I det tredje exemplet kan du se ett mycket informellt e-postmeddelande som liknar sms. Använd bara den här typen av e-postmedarbetare med kollegor som du har ett nära samarbete med.

Kl. 11.22 01/12 +0000 skrev du:

> Jag skulle vilja ha ett förslag till ett konsultföretag.

Vad sägs om Smith och Sons?

KB

• E-post är mycket mindre formellt än ett skriftligt brev. E-postmeddelanden är vanligtvis korta och kortfattade.
• Om du skriver till någon du inte känner, är en enkel "Hej" tillräcklig. Använder en hälsning som "Dear Mr Smith," är för formell.
• När du skriver till någon du känner väl, känn dig fri att skriva som om du pratar med personen.
• Använd förkortade verbformer (Han är, Vi är, Han skulle osv.)
• Inkludera ett telefonnummer till e-postens signatur. Detta ger mottagaren möjlighet att ringa vid behov.
• Det är inte nödvändigt att inkludera din e-postadress eftersom mottagaren bara kan svara på e-postmeddelandet.
• Ta bort all information som inte är nödvändig när du svarar. Lämna bara de avsnitt av text som är relaterade till ditt svar. Detta sparar din läsare tid när du läser din e-post.

rapporter
memos
E-post
Introduktion till att skriva affärsplaner