Referenshandbok för post- och traditionella statliga förkortningar

Det finns tre olika sätt att skriva statliga namn: du kan stava dem i sin helhet, du kan använda traditionella förkortningar eller så kan du använda postförkortningar. I de flesta fall är postförkortningar lämpliga och väl förståda. Det finns emellertid situationer där det är korrekt att stavnamn anges. Beslutet kommer att bero på sammanhanget för ditt skrivande och på stilguiden du följer.

Som en allmän regel, namn av stater borde vara stavat ut när de dyker upp i meningar men förkortas i andra sammanhang. Till exempel:

• "Vår familj hade flyttats från Endicott, New York, till Raleigh, North Carolina. Det var det ord som användes av IBMs folk, överförda." (David Sedaris, "Naked", 1997)
• "Båda män växte upp i Mellanvästern (Garfield i Ohio, Guiteau i Illinois) av en ensam, änka förälder." (Sarah Vowell, "Assassination Vacation", 2005)

Denna regel gäller också om du skriver något formellt och följer en stilguide, till exempel Chicago Style of Style, MLA Style, American Psychological Association Publications Manual (APA) eller Associated Press Style (AP).

I bibliografier, listor, diagram där utrymmet är högre, referenslistor, fotnoter och slutnoter, och i postadresser förkortas tillståndsnamn vanligtvis med postförkortningen. Detta gäller Chicago Manual of Style och den amerikanska psykologiska Association Style (APA).

Förkortningar med två bokstäver, ingen period, rekommenderade av U.S. Postal Service (se "Post Förkortningar "i diagrammet nedan) ska alltid användas där en zonförbättringsplan (ZIP) kod följer. Dessa postförkortningar kan också användas i alla sammanhang där förkortningar är lämpliga.

Vissa författare och redaktörer föredrar fortfarande att använda de äldre formerna av tillståndsförkortningar (se "Traditionella förkortningar i tabellen nedan), men detta är sällsynt. 1987 bytte handelssekreteraren till de mer vanligt förekommande förkortningarna med två bokstäver. Om du följer den äldre praxis, var konsekvent när du använder de traditionella förkortningarna och kom ihåg att åtta stater (Alaska, Hawaii, Idaho, Iowa, Maine, Ohio, Texas och Utah) är endast sällan förkortade när man använder den äldre (postnummer) former.

Före 1963 användes inga postnummer på post i USA och det amerikanska postkontoret föredrog att folk skrev ut statliga och territoriella namn helt för att undvika förvirring vid sortering av e-post. I början av 1800-talet hade den upprättat en standardiserad lista över acceptabla förkortningar och uppdaterade den 1874. Listan förblev relativt oförändrad tills postkoder infördes.

Tillägget av sju ytterligare tecken på en slutlig adressrad (postnummer plus två mellanslag) krävde förkortning av tillståndsförkortningar till färre tecken. Postkontoret syftade till att anpassa den slutliga adresslinjen till 23 tecken för att rymma "stora adresseringssystem."

Till sist, Förenta staterna kan förkortas till U.S. när den används som en adjektiv, men i formell skrift skrivs det vanligtvis ut som en substantiv. Om du följer Chicago Manual tar du bort de perioder som ska bli USA utom i bibliografi eller referensposter som rör U.S.-stadgar, domstolsärenden och andra användningsområden i rättsligt sammanhang, som behåller perioderna. Om du följer APA eller AP kommer du att hålla perioderna där också. MLA föredrar att stava USA som ett adjektiv eller ett substantiv i löpande text.

Detta praktiska diagram har både post- och traditionella förkortningar, för din referens: