Steg till ett framgångsrikt familjeåterförening

Med lite kreativitet och planering i förväg kan du organisera och planera ett minnesvärt familjeåterförening som alla kommer att prata om i flera år.

Det kan verka uppenbart, men det första steget för varje familjeåterförening är att bestämma vem som är familj. Vilken sida av familjen bjuder du in? Vill du inkludera bara nära släktingar eller alla ättlingar till morfar Mor (eller någon annan vanlig) förfader)? Bjuder du bara in direkt släktingar (föräldrar, morföräldrar, barnbarn) eller planerar du att ta med kusiner, andra kusiner eller tredje kusiner två gånger bort? Kom bara ihåg att varje steg tillbaka på förfäder träd lägger till massor av nya potentiella deltagare. Vet dina gränser.

Börja med att samla en lista med familjemedlemmar, inklusive makar, partners och barn. Komma i kontakt med minst en person från varje gren av familjen för att hjälpa dig spåra kontaktinformation för varje person på din lista. Se till att samla in e-postadresser för dem som har dem - det hjälper verkligen med uppdateringar och korrespondens i sista minuten.

Om du planerar att inkludera många människor i din familjeåterförening, kan du överväga att skicka ut en undersökning (med post och / eller e-post) för att låta folk veta att ett återförening är i verk. Detta hjälper dig att mäta intresse och preferenser och be om hjälp med planeringen. Inkludera möjliga datum, föreslagen återföreningstyp och en allmän plats (att diskutera möjliga kostnader tidigt kan avskräcka ett positivt svar) och be artigt om ett snabbt svar på dina frågor. Lägg till namnen på intresserade släktingar som returnerar undersökningen till din återföreningslista för framtida utskick och / eller hålla dem uppdaterade om återföreningsplaner via en familjeåterförening webbplats.

Om inte detta är ett sammanträde mellan fem systrar i moster Maggies hus, är en återföreningskommitté nästan nödvändig för att planera ett smidigt, framgångsrikt familjeåterförening. Sätt någon ansvarig för varje viktig aspekt av återföreningen - plats, sociala evenemang, budget, utskick, journalföring etc. Varför göra allt arbete själv om du inte behöver?

Det är inte mycket återförening om ingen kan delta. Oavsett om du planerar ditt familjeåterförening för att sammanfalla med en familjepel eller en speciell dag, sommarlov eller en semester, hjälper det att undersöka familjemedlemmar att undvika tid och datum konflikter. Eftersom familjeåterföreningar kan omfatta allt från en eftermiddagsgrill till en stor affär som pågår i tre eller fler dagar, måste du också bestämma hur länge du planerar att träffas. En bra tumregel - ju längre människor måste resa för att nå återföreningens plats, desto längre ska återföreningen pågå. Viktigast, kom ihåg att du inte kan rymma alla. Välj dina sista datum baserat på vad som är bäst för de flesta deltagare.

Sikta efter en familjeåterförening det är mest tillgängligt och prisvärd för de flesta människor du vill delta. Om familjemedlemmar är grupperade i ett område väljer du en återföreningsläge som är i närheten. Om alla är spridda, välj sedan en central plats för att minska resekostnaderna för långt släktingar.

Detta kommer att bestämma omfattningen på maten, dekorationer, boende och aktiviteter för din familjeåterförening. Du kan välja att få familjer att betala för sina egna övernattningar, ta med en täckt maträtt etc., men såvida du inte har det en annan inkomstkälla, måste du också ställa in en avgift per familj för att hjälpa till med dekoration, aktivitet och plats kostar.

När du har valt en plats och ställt in ett datum är det dags att välja en plats för återföreningen. "Att åka hem" är ett stort drag för familjeåterföreningar, så du kanske vill överväga den gamla familjens husstuga eller annan historisk plats som är kopplad till din familjs förflutna. Beroende på storleken på återföreningen kan du kanske hitta en familjemedlem som kommer att göra det hemma. För större återföreningar är parker, hotell, restauranger och samhällshus ett bra ställe att börja. Om du planerar ett flerdagars återförening, bör du överväga en utväg plats där människor kan kombinera återförening aktiviteter med en familjesemester.

Att skapa ett tema för en familjeåterförening är ett bra sätt att intressera människor och göra dem mer benägna att delta. Det gör också saker roligare när det gäller att vara fantasifull med mat, spel, aktiviteter, inbjudningar och nästan alla andra aspekter av återföreningen. Familjehistoriska teman är särskilt populära, liksom återföreningar som firar en mycket speciell familjemedlems födelsedag eller årsdag eller familjens kulturarv (dvs. Hawaiian luau).

Att mata en stor grupp människor med olika smaker är kanske en av de svåraste delarna av att planera ett återförening. Gör det enkelt för dig själv genom att välja en meny som hänför sig till ditt tema, eller kanske en som firar familjens arv. Organisera en grupp familjemedlemmar för att förbereda maten för familjeåterförening eller, om du har en stor grupp och din budget tillåter, hitta en restaurang eller restaurang att göra åtminstone en del av arbetet för du. En välsmakande meny ger dig en oförglömlig familjeåterförening.

Du behöver inte ockupera alla hela tiden, men planerade aktiviteter och isbrytare vid din familjeåterförening kommer att ge ett enkelt sätt för människor som inte känner varandra väl för att tillbringa tid tillsammans. Inkludera aktiviteter som kommer att tilltala alla åldrar och vidare familjekunskap om delat arv. Du kanske också vill tilldela priser för speciella distinktioner som äldsta familjemedlem eller längsta resa för att delta.

Du har ett gäng människor, vad planerar du nu att göra med dem? Det är dags att ordna tält (om det finns en återförening utomhus), stolar, parkeringsdekorationer, program, skyltar, t-shirts, godisväskor och andra krav på återförening. Det är dags att konsultera en familjåterföringslista!

Även om många familjemedlemmar utan tvekan kommer att ha sina egna kameror, hjälper det också att planera för att spela in den totala händelsen. Oavsett om du utser en specifik släkting som den officiella återföreningsfotografen eller anställer en professionell fotograf för att ta foton eller videor, bör du utarbeta en lista över de människor och händelser som du vill vara spelade in. För spontana "stunder", köpa ett dussin engångskameror och dela ut dem till frivilliga gäster. Glöm inte att samla dem i slutet av dagen!

När du har de flesta av dina planer på plats är det dags att bjuda in gästerna via e-post, e-post och / eller telefon. Du vill göra detta på förhand för att se till att ge alla tid att få det på sin kalender. Om du tar ut entréavgifter, nämn detta i inbjudan och ställ in en förskottsfrist med minst en procentandel av biljetten pris krävs (såvida du inte är tillräckligt rik för att täcka alla kostnader själv och kan vänta tills själva återföreningen för ersättning). Biljetter köpta i förväg innebär också att folk kommer att vara mindre benägna att avbryta i sista stund! Detta är också ett bra tillfälle att be människor, även om de inte kan delta i återföreningen, att tillhandahålla släktträd, foton, samlarföremål och berättelser att dela med andra familjemedlemmar.

Om du inte vill ta ut entréavgifter för ditt återförening, måste du planera för lite insamling. Även om du samlar in antagningar, kan insamlingar ge pengar för lite snygga "extra". Kreativa sätt att samla in pengar inkludera att hålla en auktion eller lotteri vid återföreningen eller göra och sälja familjer hattar, t-shirts, böcker eller återförening videor.

Skapa ett program som beskriver upplägget av schemalagda återföreningsevenemang som ska ges till familjemedlemmarna när de anländer till återföreningen. Du kanske också vill skicka detta via e-post eller din återförening webbplats innan återförening också. Detta kommer att hjälpa människor att påminna människor om aktiviteter som kan kräva att de har med sig något, till exempel en fotovägg eller släktträd.

Den stora dagen är nästan här och nu är det dags att se till att det går smidigt. Skapa fängslande, lättförberedda skyltar för att peka ankommande gäster till registrering, parkering och viktiga platser som badrum. Köp eller skapa en gästbok för att samla in signaturer, adresser och annan viktig information, samt tjäna som ett permanent register för återföreningen. Köp färdiggjorda namnskyltar, eller skriv ut dina egna, för att underlätta blandning och mingling mellan omålade familjemedlemmar. Väggdiagram för släktträd är alltid en stor hit eftersom återförsäljare alltid vill veta var de passar in i familjen. Inramade foton eller tryckta affischer av vanliga förfäder eller tidigare släktträffar är också populära. Och om du vill veta vad alla tyckte om all din återföreningsplanering, skriv ut några utvärderingsformulär för att människor ska fylla i när de lämnar.

Ange en volontär eller volontärer för att skapa och skicka ut ett nyhetsbrev efter återförening med berättelser, foton och nyheter från återföreningen. Om du samlade in familjinformation, skicka med dig en uppdaterad släktdiagram också. Det här är ett utmärkt sätt att få folk upphetsade med nästa återförening och inkludera mindre lyckliga familjemedlemmar som inte kunde delta.