Hur man skriver ett klagomål

Här är ett projekt som kommer att presentera dig brainstorming och ge dig övning i gruppskrivning. Du kommer att gå med tre eller fyra andra författare för att komponera en brev av klagomål (även kallad a ansökningsbrev).

Det bästa ämnet för den här uppgiften kommer att vara en som du och de andra medlemmarna i din grupp verkligen bryr dig om. Du kan skriva till handledaren för att klaga på matens kvalitet, till en instruktör att klaga på hans eller hennes betyg politik, till guvernören att klaga på nedskärningar i utbildningsbudgeten - vilket ämne medlemmarna i din grupp tycker är intressanta och värt.

Börja med att föreslå ämnen och be en medlem av gruppen skriva ner dem när de ges. Sluta inte vid denna tidpunkt för att diskutera eller utvärdera ämnen: förbered bara en lång lista med möjligheter.

När du har fyllt en sida med ämnen kan du bestämma varandra du vill skriva om. Diskutera sedan de punkter som du tycker bör tas upp i brevet.

Återigen, låt en medlem av gruppen hålla reda på dessa förslag. Ditt brev måste förklara problemet tydligt och visa varför ditt klagomål bör tas på allvar.

I det här skedet kan du upptäcka att du behöver samla in ytterligare information för att utveckla dina idéer effektivt. Om så är fallet, be en eller två medlemmar i gruppen att bedriva grundläggande forskning och föra tillbaka sina resultat till gruppen.

Efter att ha samlat in tillräckligt med material för ditt klagomål, välj en medlem för att komponera ett grovt utkast. När detta är klart bör utkastet läsas högt så att alla medlemmar i gruppen kan rekommendera sätt att förbättra det genom revidering. Varje gruppmedlem bör ha möjlighet att revidera brevet enligt förslagen från de andra.

För att vägleda din revidering, kanske du vill studera strukturen i exemplet för klagomål som följer. Lägg märke till att brevet har tre distinkta delar:

• En introduktion som tydligt identifierar klagomålet.
• EN kroppsparagraf att (a) tydligt och specifikt förklarar klagomålens natur, och (b) ger läsaren all den information som krävs för att ge ett lämpligt svar.
• EN slutsats som tydligt anger vilka åtgärder som krävs för att avhjälpa problemet.

Annie Jolly
110-C Woodhouse Lane
Savannah, Georgien 31419
1 november 2007
Herr Frederick Rozco, president
Rozco Corporation
14641 Peachtree Boulevard
Atlanta, Georgia 303030
Kära herr Rozco:
Den 15 oktober 2007, som svar på ett speciellt TV-erbjudande, beställde jag en Tressel-brödrost från ditt företag. Produkten kom till posten, uppenbarligen oskadad, den 22 oktober. Men när jag försökte använda Tressel-brödrosten samma kväll, blev jag orolig för att upptäcka att det gjorde det uppfyll inte ditt krav på att tillhandahålla "snabb, säker, professionell hårstyling." Istället skadade det allvarligt min hår.
Efter att ha följt anvisningarna för att "ställa in brödrosten från andra apparater på en torr bänk" i mitt badrum satte jag in stålkammen och väntade i 60 sekunder. Sedan tog jag bort kammen från brödrosten och följde instruktionerna för en "Venusian Curl", sprang den heta kammen genom mitt hår. Efter bara några sekunder luktade jag emellertid brinnande hår, och så placerade jag genast tillbaka kammen i brödrosten. När jag gjorde detta flög gnistor från utloppet. Jag räckte ut för att koppla bort brödrosten, men jag var för sent: en säkring hade redan sprängts ut. Några minuter senare, efter att jag hade bytt ut säkringen, såg jag i spegeln och såg att mitt hår hade brunnit på flera ställen.
Jag returnerar Tressel-brödrost (tillsammans med den oöppnade flaskan med Un-Do-schampo), och jag räknar med en full återbetalning på $ 39,95 plus $ 5,90 för fraktkostnader. Dessutom bifogar jag ett kvitto för peruken jag köpte och måste bära tills det skadade håret växer ut. Skicka mig en check på 303,67 $ för att täcka återbetalningen för Tressel-brödrost och perukens kostnader.
Vänliga hälsningar,
Annie Jolly

Lägg märke till hur författaren har levererat sitt klagomål med fakta snarare än känslor. Brevet är fast och direkt men också respektfullt och artigt.

Be en medlem av din grupp att läsa högt ditt klagomål och svara på det som om han eller hon just har fått det i posten. Gör klagomålet ljud giltigt och värt att ta på allvar? Om så är fallet, be medlemmarna i gruppen att revidera, redigera och korrekturläsa brevet en sista gång, med följande checklista som en guide:

• Följer ditt brev enligt standardformatet som visas i exemplet ovan?
• Består ditt brev av en introduktion, ett stycke och en slutsats?
• Identifierar ditt inledande stycke tydligt vad du klagar på?
• Förklarar din kroppsparagraf tydligt och specifikt klagomålens natur?
• Har du försett läsaren all information som behövs om han eller hon ska svara effektivt på ditt klagomål?
• Har du förmedlat ditt klagomål lugnt och tydligt och litar på fakta snarare än känslor?
• Har du tydligt organiserat informationen i din kroppsparagraf så att en mening leder logiskt till nästa?
• I din slutsats har du tydligt angett vilka åtgärder du vill att din läsare ska vidta?
• Har du korrekturläst brevet?