Syftet med bekräftelsebrev är att bevisa att du har fått specifika dokument eller en viss typ av begäran. Bekräftelsebrev används ofta för allt som är involverat i en juridisk process.
Beståndsdelar
Som med alla korrespondenser i företag eller yrkesmässig verksamhet, bör du börja ditt brev med några specifika och förväntade element:
- Ditt namn, adress och datum längst upp till höger
- Namnet på den person du adresserar brevet längst upp till vänster på raden under din adress
- Företagets namn (i förekommande fall)
- Företagets eller individens adress
- En ämnesrad som kort anger syftet med brevet med fet stil (t.ex. "Rättsligt mål nr 24")
- En öppningshälsning, som "Dear Mr. Smith"
När du börjar bekräftelsebrevet börjar du med en kort mening om att detta verkligen är ett bekräftelsebrev. Några fraser du kan använda inkluderar:
- Jag bekräftar härmed mottagandet av följande dokument ...
- Jag erkänner mottagandet av ...
- Vi kommer att se till att den ansvariga får dessa material omedelbart efter att han återvänt till kontoret.
Resten av brevet bör innehålla brödtexten, där du förklarar i ett eller två stycken vad du specifikt erkänner. I slutet av brevet kan du erbjuda din hjälp om det behövs, till exempel: "Om jag kanske kan få ytterligare hjälp, tveka inte att kontakta mig. "Avsluta brevet med en standardavslutning, till exempel:" Med vänlig hälsning Mr. Joe Smith, XX Fast."
Exempel på brev
Det kan vara till hjälp att se en exempelbokstavsmall. Kopiera formatet nedan för ditt bekräftelsesbrev. Även om den inte skrivs ut som sådan i den här artikeln, bör du notera att du i allmänhet ska göra din adress och datumet spolat rätt.
Joseph Smith
Acme Trading Company
5555 S. Huvudgata
Överallt, Kalifornien 90001
25 mars 2018
Re:Rättsligt mål nr 24
Kära ______:
Eftersom Mr. Doug Jones är ute på kontoret under de kommande två veckorna, erkänner jag mottagandet av ditt brev daterat 20 mars 2018. Det kommer att uppmärksammas omedelbart efter hans återkomst.
Om jag kan vara till hjälp under Mr. Jones frånvaro, tveka inte att ringa.
Med vänliga hälsningar,
Joseph Smith
Underteckna brevet under avslutningen "Med vänlig hälsning" precis ovanför ditt namn.
Andra överväganden
Bekräftelsebrevet ger dokumentation om att du har mottagit brevet, beställningen eller klagomålet från den andra parten. Om ärendet blir en juridisk eller affärsmässig oenighet, visar ditt bekräftelsesbrev bevis på att du svarade på begäran från den andra parten.
Om du inte känner till affärsbrevstilen, ta dig tid att lära dig det grundläggande formatet för att skriva affärsbrevoch granska olika typer av affärsbrev. Detta hjälper dig att förfina dina färdigheter för specifika affärsändamål som göra förfrågningar, justering av fordringar, och skriva följebrev.